1. DESCRIPCION DEL PUESTO

Título del Puesto:

ASISTENTE DE GERENCIA 

Departamento

GERENCIA

Reporta a:

GERENTE GENERAL

Ubicación:

OFICINA PRINCIPAL

2. MISIÓN DEL PUESTO

Dar apoyo administrativo, secretarial y operativo, al Gerente General, en sus labores diarias, tanto por las actividades internas de la gerencia, como por las relaciones e interacción oficial y social que implica la labor del funcionario.

3. DESCRIPCION DE RESPONSABILIDADES          

1. Funciones Prioritarias

• Atender y realizar con diligencia las labores de apoyo administrativo y secretarial a la Gerencia General, en tomas de dictado, trascripción, preparación y presentación documental.
• Preparar toda la documentación requerida para las sesiones de Juntas Directiva, Junta de Vigilancia y Asambleas.
• Organizar la agenda de Gerencia General, coordinando sesiones, eventos, reuniones, visitas y viajes.
• Canalizar de y hacia la Gerencia todo tipo de comunicación escrita, telefónica y electrónica.
• Administración, Custodia, y Liquidación del Fondo Fijo de Caja Chica.
• Solicitar cotizaciones a proveedores y enviarlas a Gerencia para su respectiva aprobación y buscar siempre el beneficio de mejor precio y la calidad del producto.
• Elaborar y tramitar las órdenes de compra aprobadas.

2. Funciones Administrativas

• Determinar procedencia y prioridades a los requerimientos de entrevistas personales con la Gerencia, manteniendo una adecuada relación con todos los niveles de la Organización.
• Redacción de notas, correspondencia o comunicaciones verbales o escritas que indique la jefatura.
• Contestar y canalizar las llamadas telefónicas.
• Archivo y control de documentos de la Gerencia así, como su distribución a las dependencias internas y fuera de la institución.
• Apoyar la elaboración de las actas de la Junta Directiva y Asambleas.
• Elaboración y Revisión de Flujo de Caja.
• Controlar y mantener actualizados los inventarios de materiales y productos en general.
• Crear y Actualizar Base de Datos de Proveedores.
• Manejar la logística cuando implique movimiento interno en las compras nacionales.
• Asistir a reuniones semanales con el Staff Gerencial para presentación de plan de trabajo de cada área.

3. Funciones Esporádicas

• Brinda Apoyo a Otras gerencias cuando le es requerido
• Apoyar la realización de Eventos y Festejos Institucionales.
• Realizar todas aquellas nuevas actividades relacionadas con su puesto y que le sean indicadas por Gerencia General.
•  

4. .COMPETENCIAS GENERICAS/BASICA

HABILIDADES Y DESTREZAS 

Describa los requisitos las competencias, habilidades, destrezas o conocimientos que debe tener el ocupante del puesto para cumplir con los resultados del puesto:

Competencias Genérica

Buenas Relaciones Interpersonales

Habilidades de Negociación

Responsabilidad y Eficiencia

Comunicación Efectiva

Confidencialidad y Honestidad

Organización y Control

5. REQUISITOS DEL PUESTO

Describa los requisitos mínimos que debe de llenar la persona que ocupe este puesto para cumplir con su responsabilidad y dar los resultados que espera la empresa.

Requisitos:

Detalle

Escolaridad:

 Licenciatura en Contaduría Pública, Finanzas, Administración o Afín.

Experiencia laboral:

Tres años de experiencia en posiciones de Asistente de Gerencia, Secretaria de Gerencia, Asistente Administrativa o Afín.

Conocimientos Adicionales:

Manejo de herramientas informáticas, toma de dictado, excelente ortografía, manejo de agenda y reuniones.

Manejo de idiomas:

Ingles Intermedio (deseable)

6. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Identifique y describa los puestos que le reportan directamente al puesto que desempeña, no incluya aquellos que le reportan a sus reportes directos. Así mismo, identifique y describa aquellos puestos que reporta a su mismo jefe inmediato.